Chứng từ kế toán là một trong những công việc mà một kế toán nội bộ sẽ làm và va chạm rất nhiều vì đ
quan trọng và mấu chốt trong các hoạt động của công ty. Cùng xem qua những thông tin về chứng từ
toán cũng như các vấn đề liên quan…
1/ Chứng từ kế toán là gì?
Chứng từ kế toán là những giấy tờ hay là vật mang tin phản ánh đúng nghiệp vụ tài chính đã phát sinh và đã h
nó làm căn cứ để ghi chép lại trong sổ kế toán. Một chứng từ kế toán được công nhận phải có đầy đủ những th
Tên và số hiệu của chứng từ kế toán.
Ngày tháng năm lập chứng từ kế toán.
Tên và địa chỉ đơn vị lập chứng từ.
Tên và địa chỉ đơn vị nhận chứng từ.
Nội dung nghiệp vụ tài chính phát sinh phải được ghi trong chứng từ.
Số lượng, đơn giá, số tiền được ghi bằng sổ và tổng số tiền được ghi bằng số và chữ dùng để thu và chi tiền.
Chữ ký có ghi rõ họ tên của người lập, người duyệt, người nhận hay những người có liên quan.
Ngoài những nội dung chính ra thì tùy vào mỗi loại chứng từ mà còn có những nội dung phụ khác nhau tùy loại
xem xét một chứng từ nào thì bạn cũng cần nghiên cứu thật kỹ xem chứng từ đó có điều gì cần phải chú ý để x
hay không nhé!
2/ Các loại chứng từ kế toán
2.1/ Các chứng từ kế toán liên quan đến tiền
a/ Phiếu thu tiền
Phiếu thu tiền là một chứng từ ghi nhận lại việc thu tiền từ các dịch vụ bán hàng hóa, dịch vụ hay thành phẩ
ngay bằng tiền mặt.
b/ Phiếu chi tiền
Phiếu chi tiền là một chứng từ ghi nhận lại việc chi tiền của công ty để mua hàng hóa, dịch vụ hay nguyên vậ
tiền mặt cho nhà cung cấp.
Liên quan tới vấn đề phiếu chi thì mình cũng muốn nói cho các bạn nghe về khái niệm tạm ứng và hoàn ứng. N
cần phiếu chi ra thì phần lớn, phiếu chi tiền toàn dính vào việc tạm ứng.
Tạm ứng là gì?
Tạm ứng kiểu như là một khoản tiền hay vật tư mà doanh nghiệp trao cho người lao động để họ thực hiện các
hoặc giải quyết vấn đề của công ty mà đã được cấp trên phê duyệt. Trường hợp tạm ứng rõ nhất các bạn hay t
tác hay ứng tiền mua đồ công ty đó!
Hoàn ứng là gì?
Hoàn ứng là công việc hoàn lại số tiền tạm ứng nếu chi không hết. Có nghĩa là bạn sẽ mang đầy đủ các hóa đơ
sử dụng số tiền tạm ứng đó như thế nào. Dựa vào số tiền tạm ứng và số tiền sử dụng mà tính ra số tiền hoàn
sẽ gửi lại quỹ. Còn số tiền đã sử dụng sẽ được quyết toán.
c/ Uỷ nhiệm chi
Ủy nhiệm chi là gì?
Ủy nhiệm chi hay còn gọi là lệnh chi, là phương pháp thanh toán mà người trả tiền phải lập ra một lệnh thanh
hàng mà mình mở tài khoản quy định. Sau đó gửi cho ngân hàng đó và yêu cầu họ trích một số tiền nhất định
muốn gửi. Đây là phương thức không dùng tiền mặt trực tiếp mà dùng qua bên thứ 3 là ngân hàng để gửi tiền.
Ủy nhiệm chi là gì và dùng để làm gì?
Trong trường hợp nếu ủy nhiệm chi không hợp lệ hoặc số tiền chuyển lớn hơn số tiền trong tài khoản thì ngâ
báo cho người lập ủy nhiệm chi, trả lại giấy cũng như từ chối thực hiện khi không đủ điều kiện cũng như thỏa th
Sử dụng ủy nhiệm chi hay Séc thì tốt?
Việc sử dụng séc hay ủy nhiệm chi thì cũng tùy vào yêu cầu của 2 bên. Nhưng bạn cần cân nhắc kỹ khi sử dụ
nên ít doanh nghiệp muốn dính tới nó lắm. Ví dụ như bạn phát hành Séc trắng rồi ký cho đối tác thì cái khoảng
khi đối tác trình séc để thanh toán thì nhiều khả năng là tài khoản của bạn không đủ số dư để thanh toán. Đó
có thể xảy ra và đây cũng là nhược điểm của séc.
Nhưng nếu bạn dùng giấy ủy nhiệm chi để trả cho đối tác thì khác. Lúc này ngân hàng sẽ là người xem xét xem
cho đối tác không. Và nếu đủ thì chắc chắn là bên đối tác của bạn sẽ nhận được giấy báo Có rồi!
Như vậy, theo kinh nghiệm của mình thì bạn nên sử dụng giấy ủy nhiệm chi khi giao dịch với đối tác của mình
xuất với đối tác về vấn đề này nhé. Ngoài ra, nếu như đối tác bạn thích Séc thì bạn có thể sử dụng Séc bảo
được cho bạn hơn nhé!
Quy định về ủy nhiệm chi
Lập và gửi uy nhiệm chi về ngân hàng nơi mà bạn mở tài khoản để chuyển tiền cho đối tác theo đúng quy định
sẽ hổ trợ bạn trong việc lập nếu bạn có thắc mắc.
Nếu là chứng từ điện tử thì lúc này ngân hàng sẽ kiểm soát nội dung chứng từ thôi nên bạn không tốn nhiều
đâu. Ngân hàng cũng kiểm tra lại số dư tài khoản của bạn cũng như khả năng thanh toán tiền nữa nên có vấn đ
Nếu là chứng từ giấy thì bạn cần phải thực hiện theo đúng quy định nhà nước, lập đúng mẫu, đủ liên để giữ lạ
và dấu phải trùng với mẫu đã đăng ký ở ngân hàng nữa nhé!
Cách viết ủy nhiệm chi cho doanh nghiệp
Thì mình chỉ hướng dẫn phần doanh nghiệp ghi thôi chứ phần ngân hàng ghi thì để ngân hàng lo.
Ngày, tháng, năm: phần này ghi ngày tháng giao dịch thôi.
Đơn vị trả tiền: Nếu là cá nhân thì ghi tên mà là công ty thì ghi tên công ty
Số tài khoản: Số tài khoản của cá nhân hay công ty mà chuyển tiền nha (không phải tk đối tác đâu)
Tại ngân hàng: ghi tên ngân hàng mà mình lập tk để chuyển tiền đó.
Đơn vị thụ hưởng: Tên cá nhân hay công ty mà mình gửi tiền
CMT/ Hộ chiếu… Ngày cấp… Nơi cấp… Điện thoại: phần này thích thì điền không thì thôi. Mình là mình bỏ trốn
Số tài khoản: Đây mới là số tk của đối tác mà mình sẽ chuyển tiền nè. Xem kỹ rồi hãy ghi bạn nhé!
Tại ngân hàng: Ngân hàng của đối tác luôn. 2 thông tin này họ sẽ gửi cho bạn.
Số tiền bằng số: Ghi số tiền bằng số thôi
Số tiền bằng chữ: này thì ghi bằng chữ. Nhớ in hoa chữ đầu cho đúng chính tả nhé!
Nội dung: Ghi rõ nội dung thanh toán
Đơn vị trả tiền
Chủ tài khoản: giám đốc ký và đóng dấu tròn tại đây. Đóng 2/3 chữ ký vào trong phần dấu, 1/3 đóng ngoài dấu
Đóng thêm dấu chức danh của giám đốc ở dưới.
Vậy là xong phần ủy nhiệm chi nhé! Đây là phần khá quan trọng nên mình viết dài hơn các phần khác. Mình t
liên quan tới tiền nhé!
d/ Séc tiền mặt
Séc tiền mặt là một chứng từ phát sinh trong trường hợp công ty phát hành séc cho nhân viên đi rút tiền từ ngâ
e/ Nộp tiền vào tài khoản
Đây là chứng từ thể hiện các nội dung kiểu như tài khoản được nộp tiền thông qua các hình thức là khách h
nộp tiền vào tk ngân hàng hay tiền lãi, tiền gửi hàng tháng.
f/ Tiền đang chuyển
Là chứng từ thể hiện nội dung tiền đang chuyển chưa vào tài khoản nhà cung cấp.
g/ Chuyển tiền nội bộ
Là chứng từ phát sinh khi chuyển tiền từ tài khoản tiền VND sang ngoại tệ.
2.2/ Chứng từ liên quan đến hoá đơn
STT Chứng từ liên quan đến hóa đơn Khái niệm
1 Hoá đơn bán hàng Là hóa đơn ghi lại việc giao nhận hàng hóa cho khách hàng và tiền này được ghi vào doa
2 Hoá đơn mua hàng Là hóa đơn ghi nhận việc mua hàng của công ty
3 Hàng bán trả lại Là chứng từ phát sinh khi khách hàng trả lại hàng và chứng từ này sẽ kèm với hóa đơn khác
4 Hàng mua trả lại hàng Là chứng từ kèm theo hoá đơn đầu ra ghi nhận việc mua hàng rồi trả lại nhà cung cấp
5 Tổng hợp hoá đơn bán lẻ Là các chứng từ tổng hợp các hoá đơn bán lẻ kẹp cùng hoá đơn bán hàng. Có ch
mua.
2.3/ Chứng từ liên quan đến vật tư, hàng hóa
a/ Phiếu nhập kho
Phiếu nhập kho là chứng từ ghi nhận lại việc nhập các nguyên vật liệu, các sản phẩm đã mua vào kho. Dựa
được tình hình thông tin hàng hóa trong kho.
b/ Phiếu xuất kho
Là chứng từ ghi lại việc xuất kho nguyên vật liệu hay hàng hóa. Căn cứ trên hoá đơn bán hàng hoá , xuất kho
hàng
c/ Chuyển kho
Là chứng từ liên quan đến việc chuyển kho hàng hóa từ kho này sang kho khác để tiện việc bán hàng hoặc sản XUẤT hàng hóa